AI時代にHubSpotの運用代行は何を依頼すると失敗してしまうのか？

HubSpot運用代行の結論

HubSpotの運用の外注は、設定した内容が自社の営業やマーケの課題に合っているか否か、また他社の取り組みを踏まえベストプラクティスか否かの判断ができることが、運用を外注する際の本質的な価値です。

ワークフローやメール文面の作成のような作業は、AIに聞けば手順まで出てくる時代になり、作業の工数やノウハウが足りないということは、ほぼなくなってきています。

そういった背景からも、株式会社グロースパイロットでは、HubSpotの運用代行をHubSpot顧問（月額）とチケット制という形でサービス提供をしています。

要点は次のとおりです。

• 対応範囲：依頼できる作業は、ワークフローとデータ整備、レポート、フォームとメール、権限と外部連携を中心とした4種類で、どれも1〜8時間の範囲で見積もれます。
• 代行と支援の違い：代行は決まった作業を引き受けることで、支援はその作業が自社の課題に対して正しいかを判断することです。作業はAIでも進められるため、外部に依頼する価値は判断の方にあります。
• 引き継ぎの失敗：要件定義書と担当者がいなくなると、今の設定を誰も読み解けなくなり、支援会社を変えてかえって高くつくことがあります。毎月の作業報告書を残すと防ぎやすくなります。
• 選び方：料金の安さより、業務の理解、改善提案、作業の記録、契約の柔軟さの4点で判断することをおすすめします。
• 料金：株式会社グロースパイロットでは、継続して相談するなら月額10万・15万・20万円のHubSpot顧問、決まった作業だけならチケット制の1時間15,000円をおすすめしています。金額はいずれも税別です。

この記事で分かること

• 対応範囲：作業18項目それぞれの目安時間と、HubSpot以外のツールを使う作業の扱い
• 代行と支援の違い：AIで作り切ったあとに使われなくなる相談と、HubSpot社のカスタマーサクセスとの違い
• 引き継ぎの失敗：設定の意図が分からなくなった例と、作業報告書に残す4項目
• 選び方：確認する4点と、頼むタイミングの目安
• 料金：顧問3プランに含まれる内容、チケットのパック、プランを超えた作業の扱い
• よくある質問：最低契約期間、他社が構築した環境の引き継ぎ、小規模なチームでの必要性

HubSpot運用代行の対応範囲

HubSpotの運用代行で依頼できることは、全体のデータ構成の再構築や、ワークフローとデータ整備、レポート、フォームやメール、権限と外部連携などの作業代行の大きく2種類です。

設定代行にあたる作業を、株式会社グロースパイロットのHubSpot顧問サービスでの作業メニューと目安の時間で整理すると、次のとおりです。

HubSpotの機能そのものの全体像は以下の記事で解説しています。

HubSpotで何ができる？業種・役割別の活用方法を具体的に解説【2026年最新】

ワークフローとデータ整備の代行

ワークフローはシンプルなもので1〜3時間、複雑なもので2〜8時間、データ整備は作業ごとに1〜4時間が目安です。
既存のワークフローの改修は1〜3時間です。
データ整備の内訳は、プロパティの作成一式が1〜3時間、リストの作成が1〜2時間、1ファイルのインポートと名寄せが2〜4時間です。

作る前に、似たプロパティやワークフローがすでにないかを見てもらえるかは、依頼先を選ぶときの見どころになります。似たものが増えると、後で整理する費用がかかるためです。

ワークフローの仕組みと設定手順は以下の記事で解説しています。
HubSpotのワークフローとは？

プロパティを置く場所であるコンタクトの設計は、以下の記事で解説しています。
HubSpotのコンタクトとは？

リードの点数付けを依頼する場合は、スコアリングとして3〜6時間が目安になります。設計の考え方は以下の記事で解説しています。
HubSpotのスコアリングとは？

レポートとダッシュボードの作成代行

レポートの作成は、標準レポート4本をまとめて1〜2時間、カスタムレポート3本をまとめて1〜2時間、ダッシュボード1画面で1〜2時間が目安です。

作業としては短時間で済みますが、時間がかかるのは、どの数字を見て何を判断するのかを決める部分です。
商談化率を見たいのか、リードの流入元別の受注を見たいのかで、組むレポートがまったく変わります。
よって、営業やマーケの業務や現状の課題を理解したうえでの作業になります。

レポートで見る数字は、顧客管理の設計とあわせて決めないと手戻りが増えてしまいます。

顧客管理の設計から運用定着までの手順は、以下の記事で解説しています。
HubSpotで顧客管理を効率化する方法｜設計・運用・定着まで実務手順を解説

フォームとメールの代行

フォームは1〜3時間、HTMLのメールテンプレートは2〜4時間が目安です。
LPの作成は5〜10時間、CTAやポップアップは1〜2時間です。

フォームの設計には、何を聞くか、入力項目を何個にするかといった判断も含まれます。作業時間だけでなく、何を聞くフォームにするかを一緒に決められるかを確認しておくと安心です。

フォームの作り方は以下の記事で解説しています。
【HubSpot】フォームの作成方法やメリット・効果を最大化するポイント

メール配信の機能と使い方は、以下の記事で解説しています。
HubSpotのメルマガ機能とは？

メールやフォームを含むMA機能の全体像は、以下の記事で解説しています。
HubSpotのMA機能とは？

HubSpot上でLPやブログを公開する場合の独自ドメインの接続手順は、以下の記事で解説しています。
【HubSpot】独自ドメインを接続する手順を紹介！メリットやポイントを解説

権限設定と外部連携の代行

ZoomやSansanなど標準コネクタの連携は2〜5時間、ユーザー権限とチーム設定は1〜2時間が目安です。

全員が管理者権限を持っていると、プロパティやワークフローを誰でも増やせる状態になります。誰が何を変えられるかを最初に決めておくと、設定の乱立を抑えられます。

HubSpot以外のツールの内部での作業は、個別に確認します。

HubSpotとAIを組み合わせた運用の考え方は、以下の記事で解説しています。
AIエージェントとCRMを連携すると何が変わる？HubSpotでの実践ガイド【2026年最新版】

HubSpot運用代行と支援の違い

運用代行は作業を代わりに引き受けることで、支援はその作業が自社の課題に対して正しいかを判断することです。

作業そのものはAIでもできるようになったため、運用を外部に頼む価値は、後者の判断にあると考えています。運用代行と運用支援の違いも、この判断を含むかどうかにあります。
導入前の段階で支援会社をどう選ぶかは、以下の記事で解説しています。

HubSpotコンサルとは？プロが失敗しない選び方と４タイプを紹介

運用代行は作業を引き受けること

運用代行は、決まった作業を決まった通りに設定するところまでを引き受けます。
ワークフローを作る、レポートを作る、フォームを埋め込むといった作業が当てはまります。
何を作るかは依頼する側が決める前提のため、決めた内容が自社にとって正しいかどうかは、代行の範囲には入りません。

作りたいものがはっきり決まっている場合は、代行だけで十分です。
作業メニューの目安時間も、このタイプの依頼を想定したものです。

作業そのものはAIでもできる

ワークフローの組み方やメール文面の作成は、今はAIに聞けば手順まで出てきます。
作業の時間が減ること自体は歓迎すべきことですが、AIは聞かれたことに答えるので、その設定が自社の営業のオペレーションやマーケティング戦略に合致しているかどうかの判断や、AIからの回答の確からしさの判断は自社の責任となります。

AIで作り切ったあとに使われなくなる相談

最近増えているのが、AIを使って自社で作り切ってしまうケースです。作るところまではできてしまうのですが、社内に定着せずに止まります。
作ったものが使われていないので助けてほしいというご相談は、当社でも2026年以降増えてきました。この点は以下の記事でも触れています。

HubSpot導入支援の費用相場｜内訳とコストの抑え方

使われない理由は会社ごとに違うため、ここで一つの原因に決めることはしませんが、HubSpotに施した設定が営業やマーケティングの実際のオペレーションに合致しているかどうかは、弊社のような支援会社に依頼することをおすすめします。

正しいかの判断が支援の中身

支援の中身は、設定が自社の営業やマーケの課題に対して正しいかの判断です。

設定が意図通りに動くことと、その設定が営業やマーケの課題に対して正しいことは別の話です。
たとえば、フォームから入ったリードに担当者を自動で割り当てるワークフローは、設定どおりに動いていたとしても割り当てのルールが営業の実際の担当分けと合っていなければ、正しい動きとは言えないです。

運用支援は、作る前にこの手前を判断します。
この設定は課題解決の手段として合っているか、すでにある設定と重複していないか、後から別の人が見て意図を読み取れるか、といった点です。

代行だけを頼んだ場合は、動くけれど目的に合っていない設定が少しずつ増え、後から誰も理由を説明できなくなることがあります。引き継ぎで起きる失敗は、もとをたどればこの状態に行き着きます。

HubSpot社のカスタマーサクセスとの違い

弊社のサービス資料では、HubSpot社のカスタマーサクセスとの違いを次の3点で整理しています。

1. ワークフロー構築やデータ整備などの作業代行もできる
2. 自社のビジネスモデルや活動を理解したうえで答えられる
3. 設定方法のQ&Aだけでなく、事業課題からHubSpotに何を実装すべきかも相談できる

これは弊社のHubSpot顧問についての整理であり、HubSpot社のサービスの範囲を説明するものではありません。設定方法そのものは、HubSpot公式のナレッジベースでも調べられます。

HubSpot ナレッジベース

自社の営業の流れに合わせて何を作るかを決めたい、作る作業も任せたいという場合に、弊社のHubSpot顧問を使っていただく形です。

HubSpot運用代行の引き継ぎ

設計の要件定義書や当時の担当者がいなくなると、今のHubSpotの設定を誰も読み解けなくなり、支援会社を変えて逆にコストが高くなることがあります。

設定を誰も読み解けなくなった例

要件定義書が残っていないことに加え、設計時点の担当者も異動や退職で不在の状態になると、動いているHubSpotに対して、修正を加えることが難しくなります。
実際にあったのは、要件定義書も、設定に関わった担当者も残っておらず、なぜその設定なのかを誰も説明できなくなったケースです。

HubSpotは動いています。ただ、どのワークフローが何のために作られ、どのプロパティが何に使われているのかが分かりません。触ったら何が変わるのかが分からないためです。

設定を作った人の頭の中にしかない情報が、要件定義書のような形で残っていなかったことが原因です。

支援会社を変えることでコストが高くなる理由

新しい支援会社は、前の支援会社が行った設定を一つずつ読み解くところから始める必要があり、その時間分の費用が上乗せされることがあります。今ある設定を理解するためだけに、作業時間と費用を払うことになるため、支援会社を変えること自体が悪いわけではありませんが、変える際には設定の意図を把握できる記録が残っている状態にしてから支援先を変更することを検討しましょう。

HubSpotの導入を進めるときの要件定義の位置づけは、以下の記事で解説しています。

BtoB企業のCRM導入を成功させるには？｜失敗しない選び方・導入ステップ・機能と成功事例を徹底解説

変更履歴の記録を残す

毎月、何をなぜ変えたかを作業報告書に残しておけば、担当者や支援会社が変わっても設定の意図をたどれます。

弊社のHubSpot顧問では、作業した月に作業報告書を提出し、承認をいただいています。チケット制でも、稼働報告書で消化状況をお見せしています。構築後の保守運用を任せるときも、記録があることが契約の仕組みの中に入っている形です。

報告書に残す項目は、次の4つが目安です。

1. 何を変えたか
2. なぜ変えたか（どの課題に対する変更か）
3. 変える前の状態
4. 関連して影響を受ける設定

社内に運用ルールを残す方法としては、HubSpotのナレッジベース機能も使えます。以下の記事で解説しています。

【HubSpot】ナレッジベース機能とは？使い方、導入メリット、作成方法をステップバイステップで解説

HubSpot運用代行会社の選び方

運用代行会社を選ぶときは、料金の安さより、業務を理解しているか、改善提案があるか、記録が残るか、契約を柔軟に変えられるかを見ます。

契約の柔軟さは、最低契約期間があるか、継続の契約と単発の契約を切り替えられるかで見分けられます。

導入支援会社そのものの選び方と費用は、以下の記事で解説しています。

HubSpot導入支援会社おすすめ10選と費用相場

業務を理解しているか

営業とマーケの両方の動きを分かっている担当者でないと、設定が正しいかは判断できません。

ワークフローの技術に詳しくても、リードがどう商談になり、どこで営業に引き渡されるのかを知らなければ、割り当てやスコアの設計が現場とずれます。弊社には、マーケと営業の両方を経験した人材が参画しており、代表が必ずPMとして入ります。

依頼先を見極めるには、自社の営業の流れを説明したうえで、リードが商談になるまでをどう設定するかを聞いてみる方法があります。HubSpotの機能の説明だけで終わる場合は、作業の代行に近い会社だと判断できます。

業種ごとの営業の流れを知っているかも、同じ方法で確かめられます。弊社の支援先はIT・広告・人材・コンサルティングのBtoB企業が中心で、設定を担当するのは各業種のBtoBマーケ・セールスに精通したプロ人材です。

弊社が相談を受けた広告会社では、営業チームが商材ごとに分かれていて、記録する場所もHubSpotとスプレッドシートに分かれていました。インサイドセールスの活動はHubSpotに残っているのに、受注までの数字がつながらず、見積の件数も手で集計している状態でした。業種の事情を知らないと、どのチームの記録からHubSpotに寄せるかという整理から始められません。

BtoBマーケティングの支援会社を選ぶ観点は、以下の記事でも解説しています。

BtoBマーケティングのコンサル・支援会社とは？メリットや選び方を解説

改善提案があるか

言われた作業の完了報告だけでなく、次に何を直すかを提案してくれるかを確認します。

弊社のHubSpot顧問では、どのプランでもミーティングの中で口頭の提案をしており、上位プランは納品内容として改善提案を含みます。
HubSpotの設定にとどまらず、リード獲得の施策まで相談できるかも、提案の幅として見ておくとよい点です。弊社では広告運用やLLMO対策も支援しています。

LLMO対策については、以下の記事で解説しています。
BtoB企業がLLMO対策に取り組むべき理由｜AI検索時代の集客戦略を徹底解説

リード獲得の手法全体は、以下の記事で解説しています。
BtoBリード獲得の手法15選｜業種別の優先度と費用対効果を徹底解説【2026年最新】

作業の記録が残るか

設定の意図を引き継げなくなる失敗を防ぐ条件として、作業報告書など記録の形を、契約する前に確認しましょう。
作業のたびに何を変えたかの記録が出るか、その記録を自社が受け取れるか、契約が終わった後も手元に残るか、の3点は事前に確認が必要です。
記録が出ないまま運用を任せると、支援会社を変えるときに設定の意図が支援会社の側にしか残っていない状態になります。

依頼タイミングの目安

構築直後でも運用中でも、頼むのに遅すぎることはほとんどありません。
しかし、構築をやり切ったのに中身を誰も理解しておらず、要件定義書もない状態だけは、立て直しに時間がかかります。

構築の完了時点で、設定の一覧や要件定義書が手元にあるかを確認しておくと、後から頼むときの整理の時間を短くできます。

HubSpot顧問とチケットの料金

株式会社グロースパイロットでは、継続して相談しながら改善するなら月額10万〜20万円のHubSpot顧問、やることが決まった単発の作業なら1時間15,000円のチケット制をおすすめしています。

金額はいずれも税別です。HubSpot自体のライセンス費用は別にかかります。ライセンス費用は以下の記事で解説しています。

HubSpotの料金体系を完全解説

導入支援全体の費用相場は、以下の記事で解説しています。

HubSpot導入支援の費用相場｜内訳とコストの抑え方

顧問3プランの違い

株式会社グロースパイロットのHubSpot顧問は、Bronze・Silver・Goldで月に含まれる作業時間が5・10・15時間と変わります。

どのプランも、最低契約期間はなく、停止も再開も自由です。作業した月には作業報告書を提出し、承認をいただきます。

ミーティングは、設定の相談でも、事業課題をHubSpotでどう解くかの相談でもかまいません。作業代行の時間の一部を、ミーティングに置き換えることもできます。

チケット制の仕組み

チケット制は1チケット1時間15,000円で、5・10・20チケットのパックを6ヶ月以内に使います。

月額の縛りはありません。作業は、着手前に必要な工数を見積もり、承認をいただいてから進めます。稼働報告書で、チケットの消化状況を確認できます。

継続か単発かの選び方

相談しながら改善を続けたいなら顧問、レポートやワークフローだけ欲しいならチケットが適しています。

構築のプロジェクトが終わった後に、顧問やチケットへ切り替えることもできます。

専任の担当者がおらず、マーケや営業の担当者が片手間でHubSpotを見ているという状態であれば、判断を相談できる顧問のほうが合いやすいと考えています。

プランを超えた作業の扱い

プランの作業時間を超えた分は、チケットと同じ1時間15,000円（税別）で見積もります。

チケット制と同じく、着手前に必要な時間を見積もり、承認をいただいてから作業します。月の途中で作業時間が足りなくなっても、知らないうちに費用が増えることはありません。

超過が毎月続く場合は、上のプランの金額と見比べて選べます。

よくある質問（FAQ）

最低契約期間や途中解約は？

顧問プランに最低契約期間はなく、停止も再開も自由です。

チケット制にも月額の縛りはなく、チケットの有効期限は購入から12ヶ月です。構築プロジェクトの終了後に、顧問とチケットのどちらにも切り替えられます。

構築した会社と別の会社でもよい？

別の会社でも引き継げますが、構築の意図を理解しないまま社内で作り替えていると、整理に時間がかかります。

弊社が他社の構築したHubSpotを引き継いだときは、自動化のワークフローや、似たようなプロパティが乱立していました。似たようなレポートも複数できていました。構築してもらったものを理解しないまま、社内でいろいろ作り替えていたためで、収拾がつくまでに時間がかかりました。

作り替える前に、構築した会社から要件定義書や設定の一覧を受け取り、変えたい箇所を相談してもらえれば、整理の時間は短くなります。

Salesforceから乗り換えたあとの運用を考えている場合は、乗り換えの判断基準を以下の記事で解説しています。

Salesforceから他CRMへ乗り換える判断基準と費用や移行期間目安を徹底解説

小規模なチームでも必要？

必要かどうかは会社の規模より、HubSpotの専任担当者がいるかで分かれやすいと考えています。

弊社の顧問先は、規模がばらばらです。共通しているのは、HubSpotの専任担当者がおらず、マーケや営業の担当者が片手間でメンテナンスしている点です。

専任の担当者がいる場合は、社内で運用する内製化で足りることが多いと考えています。いない場合は、設定の管理が後回しになりやすいため、外部に任せる意味があります。

フリーランスと支援会社、どちらに頼むべき？

社内に使いこなせる人がいないなら、1人の知見に頼らない体制の支援会社をおすすめします。

フリーランスは費用を抑えやすく、小回りも利きます。ただ、その人が離れると設定の意図も一緒に失われ、この記事で書いた引き継ぎの失敗と同じ状態になります。

弊社は代表が商談から納品までPMとして入り、手を動かすのは各業種のBtoBマーケ・セールスに精通したプロ人材です。複数の実務者の知見を持ち寄るので、答えが1人の経験に偏りません。

依頼先の4タイプの比較は、以下の記事で解説しています。

HubSpotコンサルとは？プロが失敗しない選び方と４タイプを紹介

運用代行とコンサルの違いは？

構築が終わっていて運用を回したいなら運用代行、これから導入や作り直しを考えるならコンサルが合います。

導入の段階でコンサルを選ぶときの観点は、以下の記事で解説しています。

HubSpotコンサルとは？プロが失敗しない選び方と４タイプを紹介

依頼してから始まるまでの流れは？

最初のミーティングは、設定の相談でも事業課題の相談でもかまいません。

まとめ

HubSpot運用代行は、作業を引き受けてくれるかより、その設定が正しいかを判断してもらえるかで選びます。

• 頼める作業は、ワークフローとデータ整備、レポート、フォームとメール、権限と外部連携の4種類で、1〜8時間の範囲で見積もれます。
• 作業はAIでもできるため、頼む価値は、設定が自社の課題に対して正しいかの判断にあります。
• 引き継ぎの失敗は、要件定義書と担当者が残っていないときに起こります。毎月の作業報告書を残すと防ぎやすくなります。
• 料金は、継続して相談するなら株式会社グロースパイロットのHubSpot顧問（月額10万・15万・20万円）、単発の作業ならチケット（1時間15,000円）です。いずれも税別です。

株式会社グロースパイロットは、営業とマーケの両方を経験した代表が、HubSpotを使ってリード獲得から商談・受注までの流れを一気通貫で設計・運用する支援会社です。HubSpot認定パートナーとして、構築後の運用代行を顧問とチケット制で提供しています。今のHubSpotの設定に不安がある、運用を誰に頼めばよいか決めかねているという場合は、まず無料相談で今の状態をお聞かせください。

HubSpotの無料相談を1社最大60分で行っています。

HubSpot導入支援サービス

中山勇太郎

代表取締役

HubSpot認定パートナー企業のグロースパイロットの代表として、BtoBマーケティング×営業プロセスの全体設計を専門とする。
人材・コンサル・広告を中心としたBtoB企業で営業およびマーケティングの実務を7年、HubSpotの新規導入や活用支援をこれまで6年間で60社/100プロジェクト以上支援。