HubSpotのワークフローとは？業種別テンプレート集と設定手順を解説【2026年最新】

この記事でわかること

• HubSpotワークフローとシーケンスの違いと使い分け
• IT・SaaS / 人材 / コンサル / 営業代行・BPO業種別のワークフローテンプレート13選
• トリガー・アクション・遅延の設定ロジック
• 「設定したのに動かない」よくある失敗パターンと対処法

HubSpotワークフローとは

HubSpotのワークフローは、「特定の条件（トリガー）が満たされたときに、決めたアクションを自動実行する」仕組みです。
例えば、資料をダウンロードしたコンタクトに、翌日サンクスメールを送り、3日後に担当者へフォローアップタスクを作成するというものがあります。

この一連の流れをHubSpotが自動で処理するため、マーケティング担当者は手作業から解放されます。

ワークフローが使えるプラン

ワークフロー機能はMarketing Hub・Sales Hub・Service Hub・Data Hub（旧Operations Hub）のProfessionalプラン以上で利用できます。無料版・Starterプランでは一部使用できるものの分岐や複雑な設定はできません。

※料金はシート数・コンタクト数・契約期間によって変動します。
最新はHubSpot公式サイトをご確認ください。

ワークフローとシーケンスの違い

HubSpotには自動化ツールが2種類あります。混同されやすいので先に整理します。

判断基準： 「誰でもトリガーされる自動化」はワークフロー、「この人にだけ自分から連絡する自動化」はシーケンス。

業種別：すぐ使えるワークフローテンプレート13選

IT・SaaS企業向け（4テンプレート）

テンプレート①：資料DL後のナーチャリングワークフロー

目的： 資料をダウンロードしたリードを温めて、商談機会を創出する

【トリガー】フォームが送信された（資料DLフォーム） ↓ 【アクション】サンクスメールを送信（即時） ↓ 【待機】3日間 ↓ 【条件分岐】価格ページを閲覧している？ Yes → 【アクション】担当SDRにタスク作成「架電してください」 No → 【アクション】活用事例メールを送信 ↓（Noルート） 【待機】5日間 ↓ 【アクション】導入ROI計算ページへの案内メール送信

設定のポイント： 条件分岐を使って「すでに温度が高い人」と「まだ情報収集段階の人」を自動で振り分けます。

テンプレート②：MQL達成時の営業アサインワークフロー

目的： スコアが閾値に達したリードを即座に営業に渡す

【トリガー】HubSpotスコアが40点以上になった
↓
【アクション】コンタクトのライフサイクルステージを「MQL」に変更
↓
【アクション】担当営業にコンタクトを割り当て
↓
【アクション】担当営業にSlack通知「新しいMQLが発生しました：[コンタクト名]」
↓
【アクション】担当営業に24時間以内の架電タスクを作成

設定のポイント： ラウンドロビン（順番割り当て）を使うとチームへの均等配分が自動化できます。

テンプレート③：フリートライアル期間中のオンボーディングワークフロー

目的： トライアルユーザーが機能を体験し有料化転換率を高める

【トリガー】コンタクトプロパティ「トライアル開始日」に日付が入力された
↓
【アクション】ウェルカムメール送信
↓
【待機】2日間
↓
【アクション】主要機能の使い方チュートリアルメール送信
↓
【待機】5日間
↓
【条件分岐】過去7日間にログインがある？
Yes → 【アクション】活用事例・上位プラン紹介メール送信
No → 【アクション】CS担当に「ログインなし要フォロー」タスク作成
↓
【待機】試用終了3日前
↓
【アクション】有料転換促進メール送信（期限リマインド）

テンプレート④：解約リスク検知ワークフロー

目的： エンゲージメント低下を早期検知してチャーンを防ぐ

【トリガー】HubSpotスコアが30点以上低下した
↓
【アクション】CSに「解約リスクアラート」タスク作成
↓
【アクション】コンタクトプロパティ「解約リスク」を「高」に更新
↓
【アクション】CSにSlack通知「[顧客名]の利用頻度が低下しています」

人材紹介・派遣会社向け（3テンプレート）

テンプレート⑤：求職者登録後のフォローワークフロー

目的： 求職者登録直後の温度感が高いうちに次のアクションへ誘導する

【トリガー】フォームが送信された（求職者登録フォーム）
↓
【アクション】登録完了メール送信（面談日程調整URLを含む）
↓
【待機】2日間
↓
【条件分岐】面談が予約されている？
Yes → 【アクション】面談前リマインドメール送信（前日）
No → 【アクション】担当コンサルタントに「面談未予約、フォロー要」タスク作成
↓（Noルート）
【待機】3日間
↓
【アクション】「転職相談だけでもOK」の案内メール再送

テンプレート⑥：求人企業への定期ナーチャリングワークフロー

目的： 直近の採用ニーズがない企業キーマンとの関係を維持する

【トリガー】コンタクトプロパティ「採用状況」が「潜在」になった
↓
【待機】30日間
↓
【アクション】採用トレンドレポートメール送信
↓
【待機】30日間
↓
【アクション】成功事例紹介メール送信
↓
【待機】30日間
↓
【アクション】「採用計画はお決まりですか？」ライトタッチメール送信
↓
【アクション】担当者に「3ヶ月ナーチャリング完了、電話確認」タスク作成

テンプレート⑦：内定・入社後のアフターフォローワークフロー

目的： 入社後の定着確認とクライアント企業への継続提案機会を作る

【トリガー】取引ステージが「入社完了」に変更された ↓ 【待機】30日間 ↓ 【アクション】求職者に「1ヶ月経過、いかがですか？」アンケートメール送信 ↓ 【待機】30日間 ↓ 【アクション】求人企業担当者に「定着状況の確認・次の採用相談」タスク作成

コンサルティング会社向け（3テンプレート）

テンプレート⑧：問い合わせ後の初回提案準備ワークフロー

目的： 問い合わせから初回商談までのリードタイムを短縮する

【トリガー】フォームが送信された（無料相談フォーム）
↓
【アクション】受付確認メール送信（日程調整URLを含む）
↓
【アクション】担当コンサルタントにSlack通知「新規相談が届きました」
↓
【アクション】「24時間以内に電話して事前ヒアリング」タスク作成
↓
【待機】商談日の前日
↓
【アクション】「事前に課題を整理しておく」タスク作成

テンプレート⑨：提案書送付後のフォローワークフロー

目的： 提案書を送ったあとのフォロータイミングを自動で管理する

【トリガー】取引ステージが「提案書提出」に変更された
↓
【待機】2日間
↓
【条件分岐】過去2日間にコンタクトからメール開封・サイト訪問あり？
Yes → 【アクション】「関心あり、今すぐ架電」タスクを高優先度で作成
No → 【待機】さらに3日間
↓（Noルート）
【アクション】「ご確認いただけましたか？」ライトフォローメール送信
↓
【待機】5日間
↓
【アクション】担当者に「フォローコール」タスク作成

設定のポイント： メール開封追跡はトラッキング機能を有効にしておく必要があります。

テンプレート⑩：既存クライアントへの更新・アップセルワークフロー

目的： 契約更新とアップセル機会を逃さない

【トリガー】コンタクトプロパティ「契約終了予定日」が90日後に設定されている
↓
【アクション】担当者に「更新提案を開始する」タスク作成
↓
【待機】30日間
↓
【アクション】顧客に「成果振り返りの面談日程調整」メール送信
↓
【待機】30日間（面談完了後）
↓
【アクション】担当者に「更新・アップセル提案書の作成」タスク作成

営業代行会社向け（3テンプレート）

テンプレート⑪：クライアントへの自動進捗報告ワークフロー

目的： 代行している商談が進んだタイミングで自動でクライアントに報告する

【トリガー】取引ステージが「初回商談完了」に変更された
↓
【アクション】クライアント担当者に「[企業名]との初回商談が完了しました」メール送信
↓
【アクション】「商談サマリーを3行で記録」タスクを担当者に作成

応用： ステージごとに同様のワークフローを設定することで、クライアントへの報告が完全自動化されます。

テンプレート⑫：アポ獲得後の担当者向けブリーフィングワークフロー

目的： アポが決まったら自動で事前情報を担当者に送る

【トリガー】取引ステージが「アポ獲得」に変更された
↓
【アクション】担当者にタスク作成「ミーティング前にコンタクトのページ閲覧履歴を確認」
↓
【アクション】担当者にメール送信「[企業名] のコンタクト情報：[CRMリンク]」

テンプレート⑬：契約後のオンボーディングワークフロー

目的： 新規契約後の初動対応を標準化してサービス品質を均一に保つ

【トリガー】取引ステージが「受注」に変更された
↓
【アクション】クライアントにウェルカムメール送信（担当者紹介・初回MTG案内）
↓
【アクション】担当者に「キックオフMTGの日程調整」タスク作成
↓
【待機】7日間
↓
【アクション】「業務フロー・引き継ぎ資料の確認」タスク作成
↓
【待機】30日間
↓
【アクション】クライアントに「1ヶ月レビュー」のアンケートメール送信

ワークフロー設定の基本手順

手順1：自動化メニューからワークフローを開く

HubSpotの上部メニュー「自動化」→「ワークフロー」を選択します。

手順2：作成方法を選ぶ

• テンプレートから作成： HubSpot公式テンプレートを選んで条件を書き換えるだけ。初めての方はこちら推奨。
• ゼロから作成： コンタクト・会社・取引・チケットなどオブジェクトを選んでゼロ設計する。

手順3：トリガー（開始条件）を設定する

「トリガーを設定」をクリックし、「フォーム送信」「プロパティ変更」「ページ訪問」「スコア変化」など条件を選択します。

よく使うトリガー一覧：

手順4：アクションを追加する

「+」ボタンからアクションを追加します。アクションの種類：

手順5：レビューして有効化する

右上「確認と公開」をクリック → 内容を確認 → 「ワークフローをオンにする」で有効化します。

ワークフローが「機能しない」よくある原因

原因①：トリガー条件が厳しすぎて誰もワークフローに入らない
「フォームAを送信した かつ 役職が部長以上 かつ 従業員100名以上」など条件を重ねすぎると、該当するコンタクトがほぼゼロになります。まずは条件を絞らずにテストして、件数を確認してから絞り込みましょう。

原因②：メールが「マーケティングコンタクト」でないと送れない
HubSpotのワークフローメール送信は、コンタクトが「マーケティングコンタクト」に設定されている必要があります。インポートしたデータがこの設定になっているか確認してください。

原因③：ワークフローが重複して2通メールが届く
似た条件の複数ワークフローが同じコンタクトに対して同時に起動するケースです。「抑制リスト」機能や「他のワークフローに登録済みのコンタクトを除外」設定で防げます。

原因④：テスト環境でオンにしたまま本番にした
テスト用コンタクトで動作確認した後に本番稼働すると、テストコンタクトにも本番メールが届く場合があります。テストコンタクトを抑制リストに追加しておくと安全です。

よくある質問（FAQ）

Q. HubSpotのワークフローは無料版でも使えますか？
いいえ。ワークフロー機能はMarketing Hub・Sales Hub・Service Hub・Data Hub（旧Operations Hub）のProfessionalプラン以上が必要です。無料版やStarterプランでは条件分岐などの複雑な設定は利用できません。

Q. ワークフローとシーケンスはどう使い分けるべきですか？
大量のリードに一斉に自動化したい場合はワークフロー、営業担当者が特定の見込み客に個別アプローチする場合はシーケンスを使います。リードナーチャリングはワークフロー、商談後のフォローアップはシーケンスが適しています。

Q. 営業代行会社がクライアントへの報告を自動化するには？
取引ステージが変更されるたびに「クライアント担当者へメールを送信するワークフロー」を各ステージに設定することで実現できます。テンプレート⑪を参考にしてください。

Q. ワークフローの数に上限はありますか？
プランによって異なりますが上限があるため、不要なワークフローは定期的に整理・アーカイブすることを推奨します。

Q. ワークフローの効果測定はどうやるのですか？
各ワークフローの「パフォーマンス」タブで、登録数・完了数・メール開封率・コンバージョン数を確認できます。月次でレビューし、開封率が低いメールは件名・送信タイミングを調整しましょう。

まとめ

HubSpotのワークフローは「条件→アクション」の組み合わせで、マーケ・営業・CSの繰り返し業務を自動化するツールです。

この記事で紹介した13のテンプレートは、業種を問わずそのまま設定に転用できます。まず1〜2本のシンプルなワークフローから始めて、動作を確認しながら拡張するのがスムーズな立ち上げ方です。

設計・設定支援の無料相談はこちらからどうぞ。

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