【HubSpot】ワークフローとは？効果を最大化させる方法についても解説

「HubSpotのワークフロー機能を、うまく使いこなせていない」
「HubSpotの特徴を理解して、ワークフローを活用したい」
上記のように、お悩みではありませんか？ 

多くの企業が「業務効率アップ」を期待してワークフローを導入するものの、明確な目標設定ができていないため、機能を使いこなせていません。
また、部門を超えた連携も不十分なため、期待通りの成果を得られないといった課題に直面しがちです。

HubSpot最大の特徴でもある「顧客情報を一元管理する」という点を活かすためにも、ワークフロー導入の明確な目標設定を行い、営業やマーケティングの部門を超えて連携させましょう。

本記事では、ワークフローの基本から、具体的な活用事例、効果を最大化させるための方法を解説します。ぜひ参考にしてください。

HubSpotのワークフローとは？

HubSpotのワークフローは、会社のさまざまな活動（マーケティング、セールス、カスタマーサクセスなど）をより効率的に行うための自動化ツールです。

見込み客が「Webサイトでどのような行動をしたか」に応じて、それぞれの見込み客に最適な情報を提供することができるようになります。

例えば、次のような業務を自動化できます。

• 料金ページを閲覧した見込み客に、料金プランの詳細メールを送信する
• 事例ページを閲覧した見込み客に、サービス紹介資料を送信する

これらの一連の作業を自動化することで、マーケターや営業担当者の時間を大幅に節約できます。

例えば、営業担当者は、見込み客が何に興味を持っているかに基づいて、より効果的なアプローチができるため、商談化率や成約率の向上につながります。

ワークフローを効果的に活用することで、人的リソースをより戦略的な業務に集中させ、企業全体の生産性を高められるでしょう。

ワークフローを利用できる料金プラン

HubSpotのワークフロー機能は、すべての料金プランで利用できるわけではありません。Marketing Hub、Sales Hub、Service Hub、Operations Hubの各Professionalプラン以上で利用できます。

HubSpot公式サイトの価格表（2025年3月時点）を参考に作成

HubSpotには無料版や比較的安価で始められるStarterプランもありますが、ワークフロー機能は使用できません。あらかじめ注意しましょう。

HubSpotにおけるワークフローとシーケンスの違い

HubSpotには、マーケティングやセールス活動を自動化するための機能として、ワークフローとシーケンスの2種類があります。

どちらも自動化ツールですが、目的や活用方法には明確な違いがあります。それぞれの特徴を理解し、適切に使い分けることで、より効果的なマーケティング・セールス活動を展開できるでしょう。

シーケンスとは

シーケンス（sequence）とは、直訳すると「連続」「順序」を意味します。これはHubSpotのシーケンス機能の本質を表しており、あらかじめ設定した順番に従って、一連の行動（メール送信、タスク作成、電話リマインダーなど）を自動的に実行していくことを指します。

例えば、営業担当者が新規の見込み顧客に対して、まず会社紹介のメールを送ります。数日後に資料請求を促すメールを送信、さらにその数日後には電話をかける、といった一連の営業活動を、順序立てて自動化できます。

HubSpotにおけるシーケンスは、主に営業担当者が個々の見込み顧客に対して行う、連続的なコミュニケーションを効率化するツールです。1対1の営業コミュニケーションを効率化することを目的としています。

これにより、営業担当者はより多くの見込み顧客に対して、均質な質の高いアプローチが可能になります。

ワークフローとシーケンスの違い

ワークフロー（workflow）とは、直訳すると「作業の流れ」を意味し、ビジネスにおける一連の作業手順やプロセスのことを指します。

シーケンスが、個々の見込み顧客に対する「一連の営業活動の効率化」を目的としている一方、ワークフローは、マーケティング・セールス・サービスなど、様々な部門における幅広い業務プロセスを自動化することを目的としています。

例えば、ワークフローは、新しい見込み客が登録された際に、自動的にフォローアップメールを送信したり、特定の条件を満たした見込み客を営業担当者に割り当てたり、といった作業を自動化することができます。

どちらのツールも、HubSpotを活用する上で非常に重要な機能ですので、それぞれの特徴を理解し、適切に使い分けることが重要です。

HubSpotのワークフローでできること

HubSpotのワークフローは、様々な業務プロセスを自動化し、効率化するための強力なツールです。

• コミュニケーション自動化：メール送信、チャット連携など
• リード管理：スコアリング、担当者割り当てなど
• タスク管理：タスク作成、タスク割り当てなど
• セールス支援：見積作成、契約書管理など
• CS支援：FAQ自動提示、チケット管理など

具体的にどのようなことができるのか、主要な機能をいくつかご紹介します。

コミュニケーション自動化：メール送信、チャット連携など

HubSpotワークフローを活用すれば、メールやチャットを自動化し、顧客とのコミュニケーションを最適化できます。

例えば、次のようなメール送信が自動化できます。

• 資料をダウンロードした見込み客に、サンクスメールを送る
• ウェビナー参加者に、関連情報を記載したメールを送る

見込み客の関心に合わせたタイムリーな情報提供を可能にし、リードナーチャリングを効率化できます。
また、チャットボットを活用することで、FAQへの誘導、資料の提供、担当者への引き継ぎといった顧客対応を自動化できる点も重要です。
24時間365日、いつでも細やかな顧客対応が可能となり、顧客満足度の向上も期待できるでしょう。

リード管理：スコアリング、担当者割り当てなど

HubSpotのワークフローでリード管理を自動化すれば、営業チームは質の高いリードに集中でき、成約率が向上します。

スコアリングや担当者割り当てといった作業から解放され、売上増加に直結する活動に注力できるようになるでしょう。

たとえば、スコアリングでは、見込み客のWebサイト訪問、フォーム送信、メール開封といった行動に基づいて、事前に設定したルールに従い自動でスコアが付与されます。

これにより、検討度合いが高まった可能性が高いタイミングを特定し、最適なタイミングでフォローアップすることが可能になります。

さらに、新しいリードが登録された際には、地域、業種、興味のある商品といった属性に基づき、最適な営業担当者を自動的に割り当てることも可能です。

リードの取りこぼしを防ぎ、迅速な対応を可能にするだけでなく、担当者間の業務量の偏りを解消し、チーム全体のパフォーマンスを底上げします。

タスク管理：タスク作成、タスク割り当てなど

タスクの作成や割り当てを自動化することで、担当者はルーティンワークから解放され、創造性や戦略性が求められる業務に集中できるようになります。

また、自動化によってタスクの進捗状況が可視化されるため、ボトルネックを早期に発見し、迅速な改善につなげることが可能です。

たとえば、ワークフローを利用すると、イベント後のフォローアップ、契約更新のリマインド、コンテンツ作成の進捗管理など、様々なタスクを自動的に作成することができます。

これらのタスクは、担当者のスキルや役割に応じて自動的に割り当てられます。属人化を解消し、業務を遂行できる体制を構築しましょう。

セールス支援：請求書作成、契約書管理など

請求書作成や契約書管理といった作業を自動化することで、時間と労力を大幅に節約できるだけでなく、成約率アップも期待できるでしょう。

たとえば、HubSpotのワークフローと請求書作成ツールを連携させることで、請求書を自動作成できるだけでなく、その情報をCRMに連携できる点も重要です。

顧客情報と請求情報が自動でHubSpotに登録されるため、手作業による転記は一切不要になります。

顧客への迅速な対応が可能になり、支払い遅延を防げるだけでなく、営業担当者は顧客対応に集中できます。

CS支援：FAQ自動提示、チケット管理など

FAQ（Frequently Asked Questions：よくある質問）の自動提示機能では、顧客からの問い合わせ内容に応じて、関連性の高いFAQを瞬時に提示。顧客はすぐに疑問を解決できるため、ストレスなく快適なサポート体験を得られます。

同時に、サポート担当者の負担も大幅に軽減され、より複雑な問題解決や個別対応が必要な顧客に注力できるようになります。チャットボットやメールなど、様々なチャネルに対応可能です。

また、ワークフローによるチケット管理機能では、問い合わせをチケットとして管理し、対応状況をリアルタイムで可視化できます。対応漏れを徹底的に防ぎ、迅速かつ的確なサポートを実現します。

HubSpotのワークフローを活用するメリット

HubSpotのワークフローを活用することで、企業は次のようなメリットを享受できます。

• 繰り返しの作業を自動化することで、業務効率がアップする
• 効果的にアプローチでき、購買意欲の高い見込み客を獲得できる
• 手作業を自動化することで、入力ミス・対応の抜け漏れを減らせる
• 早くて的確な顧客対応ができるため、顧客満足度の向上を見込める

それぞれ詳しく解説します。

繰り返しの作業を自動化することで、業務効率がアップする

ワークフローを活用する最大のメリットは、繰り返しの作業を自動化することで、業務効率が大幅に向上することです。手作業で行っていた煩雑なタスクを、ワークフロー機能によって自動化できます。

例えば、見込み顧客へのフォローアップメールの送信、タスクの割り当て、データ入力など「時間と労力を費やしていた作業」を自動化することで、大幅に時間を短縮できるでしょう。

自動化の仕組みをつくることで、営業部門は商談に専念したり、マーケティング部門は新しい施策を考えたりと、人間にしかできない「創造的かつ戦略的」な業務に集中できるようになります。

創出された時間をより重要な業務に充てることで、チーム全体のパフォーマンス向上が期待できる点は重要です。

効果的にアプローチでき、購買意欲の高い見込み客を獲得できる

ワークフローを活用することで、顧客の行動や属性に基づき、パーソナライズされた情報を適切なタイミングで提供できます。

例えば、特定の資料をダウンロードした顧客に対して、関連するセミナーやイベントの情報を案内することが可能です。

顧客の興味関心に合わせた情報を提供することで、顧客との関係性を深め、信頼感を構築し、最終的なコンバージョンにつなげることができます。

手作業を自動化することで、入力ミス・対応の抜け漏れを減らせる

手作業による業務は、どうしても人的ミスが発生しがちです。入力ミス、対応の遅延、情報伝達の漏れなど、小さなミスが大きな問題に発展するケースも少なくありません。

ワークフローを活用することで、これらのヒューマンエラーを大幅に削減できます。データ自動入力、タスク自動割り当て、リマインダー自動送信など、多様な機能を活用することで、手作業によるミスを最小限に抑えることが可能です。

業務の正確性を高めることは、顧客からの信頼獲得につながり、企業全体の信用力向上にも貢献します。

早くて的確な顧客対応ができるため、顧客満足度の向上を見込める

顧客からの問い合わせに対し、迅速かつ的確に対応することは、顧客満足度を高める上で不可欠です。

しかし、手作業での対応では、時間がかかったり、対応が遅れたりするケースも少なくありません。

ワークフローを活用することで、顧客からの問い合わせに対して、自動的にFAQを提示したり、適切な担当者にチケットを割り当てたり、といった対応を迅速に行うことができます。

顧客は、迅速かつ的確なサポートを受けることで、企業に対する信頼感を高め、満足度を向上させることができます。

顧客満足度の向上は、リピート率の向上や口コミによる新規顧客獲得にもつながり、企業の成長に大きく貢献するでしょう。

HubSpotのワークフロー作成手順

HubSpotワークフローには、自分で「ゼロから作成する」方法と「テンプレートを利用する」方法があります。

「ゼロから作成する場合」は自社に合わせたワークフローを展開できますが、トリガーやアクションの設定をする必要があり、少し煩雑です。

テンプレートにはデフォルトでトリガーとアクションが設定されているため、煩雑な設定作業が必要ありません。ワークフローを初めて設定する場合は、テンプレートの利用をおすすめします。

テンプレートを利用する場合

HubSpotでは、様々な目的に合わせたワークフローのテンプレートが用意されています。まずは、HubSpotのメニューから「自動化」から「ワークフロー」を選択します。

「テンプレートから」を選択し、目的や業種に合ったテンプレートを選択します。

それぞれのテンプレートはプレビュー画面から確認できます。ワークフローには、次のようなものがあります。

• 反応がなくなったリードに、メールを送信する
• 新しい取引が作成されたときに、タスクを作成して割り当てる

効率化を図りたい業務に合わせて、テンプレートを選びましょう。よく使われるテンプレートには「人気」のタグがあるため、迷ったら人気のテンプレートを選ぶのもおすすめです。

今回は人気のテンプレートでもある「フォームが送信されたときに、一連のメールを送信できる」ワークフローを選択しました。

テンプレートの内容を確認し、問題がなければ「テンプレートを使用」をクリックします。

顧客がフォーム送信をしたら、自動的にサンクスメールを送信するよう設定できます。確認漏れを防ぎ、適切なタイミングでリードナーチャリングが実施できます。

ゼロから作成する場合

ワークフローをゼロから作成する場合は、まずワークフローの名前と種類を設定しましょう。今回は下記のように設定します。

HubSpotのメニュー「自動化」から「ワークフロー」を選択します。

「ゼロから作成」をクリックし、ワークフローの対象（コンタクトや取引など）を選択して「次へ」をクリックします。

今回のワークフローは、特定のページを閲覧したコンタクトに対し、自動でフォローアップメールを送信するものです。ワークフローの対象となるデータは「コンタクト情報」であるため、コンタクトベースのワークフローとなります。

ワークフロー名と説明を設定する

ワークフロー名は、簡潔で分かりやすい名前にします。一目でワークフローの内容がわかるように、具体的なキーワードを含めましょう。

説明欄にはトリガーとなるイベントと、実行されるアクションを簡単に記述することで、ワークフロー全体の流れを把握しやすくなります。

他の担当者がワークフローを編集する可能性も考慮して、わかりやすく詳細な説明を心がけることが大切です。

トリガーを設定する

ワークフローを開始するためのきっかけ（トリガー）を設定します。

今回は「サービス紹介ページ」を閲覧したコンタクトに対してワークフローを設定するため、条件は「ウェブサイトイベント」から「ページが訪問された」を選びましょう。

サービス紹介ページの閲覧に対してのワークフローであるため、ページURLを指定する必要があります。

まず、左側から「条件を追加」をクリックし、条件を増やしましょう。ページを指定するには、右側の「URLドメイン」を選択します。

URLドメインに該当のページのURLを入力します。上記の作業で「サービス紹介ページを閲覧したコンタクト」に対してのきっかけとなる、トリガーの設定が完了しました。

アクションを設定する

トリガーが実行された際に、自動的に実行されるアクションを設定します。

先ほど設定したトリガーの下をクリックし、アクションを選択していきましょう。

今回は「サービス紹介ページを閲覧したコンタクト」に対して、フォローアップメールの送信を自動化させます。「コミュニケーション」から「Eメールを送信」を選んでください。

すでにＥメールのフォーマットが登録されている場合は、指定のメールフォーマットを選択します。まだ作成していない場合は、新規でフォーマットを登録しましょう。

ワークフローを有効にする

ワークフローの設定が完了したら、ワークフローを有効にします。有効にすることで、ワークフローが自動的に実行されるようになります。

画面上部の「確認と公開」をクリックしてください。

内容を確認し、問題がなければ「ワークフローをオンにする」を選択して、ワークフローを有効にします。

問題なくワークフローの設定が完了すれば、画面上部に「ワークフローがオン」と表示されます。必ず確認しましょう。

HubSpotのワークフローの効果を最大化させる方法

HubSpotのワークフローは、ただ設定するだけでは、期待する効果を得られない場合もあります。効果を最大化させる方法には、次のものがあります。

• 目標を明確に設定する
• パーソナライズされたワークフローを構築する
• 効果測定で分析し、改善点を見つける

ここでは、ワークフローの効果を最大化させるための重要なポイントを解説します。

目標を明確に設定する

ワークフローを作成する前に、まず「何を達成したいのか」という目標を明確に設定することが重要です。

目標が不明確だと、どのようなワークフローを構築すべきか、どのようなトリガーやアクションを設定すべきか判断できません。

目標は、SMARTの原則に基づき設定することをおすすめします。

• 具体的（Specific）
• 測定可能（Measurable）
• 達成可能（Achievable）
• 関連性がある（Relevant）
• 時間制約がある（Time-bound）

例えば「3ヶ月でリード獲得数を20%増加させる」「6ヶ月で顧客満足度を10%向上させる」といった目標を設定することで、ワークフローの効果を具体的に測定し、改善につなげることが可能です。

また、目標を設定する際には、マーケティング、セールス、カスタマーサービスなど、ワークフローが影響を与える各部門の担当者と協力し、共通の目標を定めることが重要です。

パーソナライズされたワークフローを構築する

顧客の属性や行動に基づいて、パーソナライズされたワークフローを構築することで、顧客エンゲージメントを高め、コンバージョン率を向上させることができます。

例えば、顧客の属性（年齢、性別、居住地、役職など）に基づいて、異なるメールコンテンツを送信したり、顧客の行動（ウェブサイトの閲覧履歴、資料のダウンロード履歴など）に基づいて、最適なタイミングでフォローアップのメッセージを送信したりします。

パーソナライズされたワークフローを構築するためには、顧客データを収集し、分析することが重要です。

HubSpotのCRM機能を活用することで、顧客データを一元的に管理し、ワークフローのパーソナライズに役立てることができます。

効果測定で分析し、改善点を見つける

HubSpotには、ワークフローのパフォーマンスを測定するための様々なレポート機能が搭載されています。

例えば、メールの開封率、クリック率、コンバージョン率、タスクの完了率など、様々な指標を測定することで、ワークフローの効果を評価できます。

効果測定の結果を分析し、改善点を見つけたら、ワークフローの設定を見直したり、トリガーやアクションを変更したり、といった改善策を実施します。

改善策を実施した後も、定期的に効果測定を行い、PDCAサイクルを回すことで、ワークフローの効果を継続的に向上させることが重要です。

HubSpotのワークフローを設定する際の注意点

HubSpotのワークフローは、効果的な自動化ツールですが、設定を誤ると意図しない動作をしたり、パフォーマンスが低下したりする可能性があります。

ワークフローを設定する際に注意すべき点を解説します。

ワークフロー数の上限数を超えないようにする

HubSpotの料金プランによっては、作成できるワークフローの数に上限があります。
上限数を超えてワークフローを作成しようとすると、エラーが発生したり、既存のワークフローが停止したりする可能性があります。

ワークフローを作成する前に、自社の料金プランで利用できるワークフロー数を確認し、上限数を超えないように注意しましょう。
もし上限数を超える場合は、不要なワークフローを削除したり、より効率的なワークフローに統合したりすることを検討してください。

定期的にメンテナンスを行い、データの精度を上げる

ワークフローは、設定したら終わりではありません。定期的にメンテナンスを行い、データの精度を維持することが重要です。

例えば、顧客の属性情報が古くなっていたり、誤った情報が登録されたりしていないか、定期的に見直してみましょう。
せっかくパーソナライズされたメールでも、正しく配信されなかったり、誤った担当者にタスクが割り当てられたりする可能性があります。

定期的にデータのクリーニングを行い、不要なデータを削除したり、誤った情報を修正したりすることで、ワークフローの効果を最大限に引き出すことができます。

複雑なワークフローは設定せず、いくつかに分割する

複雑なワークフローは、設定や管理が難しく、トラブルが発生した場合の原因特定も困難になります。また、複雑なワークフローは、パフォーマンスが低下する可能性もあります。

ワークフローはできるだけシンプルに保ち、複雑な処理を行う場合は、複数のワークフローに分割することをおすすめします。

ワークフローを分割することで、設定や管理が容易になり、トラブルが発生した場合の原因も特定しやすくなるでしょう。

ワークフローの名前や説明を明記して、管理を効率化する

ワークフローの名前や説明を明確に記載することで、ワークフローの内容を理解しやすくなり、管理を効率化することができます。

ワークフローの名前は、目的や対象となるオブジェクト、トリガーなどを簡潔に表すようにしましょう。

例えば、「新規リード獲得ワークフロー」「ウェビナー参加者フォローアップワークフロー」といった名前を付けることで、ワークフローの内容を一目で理解することができます。

また、ワークフローの説明欄は、ワークフローの目的、トリガー条件、アクション内容といった詳細情報を記載する重要な箇所です。

他の担当者や将来の自分自身がワークフローを理解し、運用・改善していく上で、詳細な説明は大切です。ワークフローの内容を具体的に記述することで、業務効率化や属人化の解消につながります。

まとめ：HubSpotのワークフローの効果を最大化させよう

HubSpotのワークフローを正しく活用することで、企業のマーケティング、セールス、カスタマーサービス活動を劇的に改善し、ビジネスの成長を大きく加速させることができます。

ワークフローは、一度設定したら終わりではありません。常に最新のトレンドや顧客のニーズに合わせて、ワークフローをアップデートしていくことが重要です。

HubSpotのコミュニティやイベントに参加したり、HubSpotの専門家からアドバイスを受けたりしながら、常にワークフローの改善に取り組んでいきましょう。

もし、ワークフローの構築や改善についてお困りの場合は、HubSpot認定パートナーであるグロースパイロットまでお気軽にご相談ください。お客様のビジネスに最適なワークフロー戦略をご提案いたします。

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