HubSpotで顧客管理を効率化する方法は？各機能の使い方紹介

「顧客情報がバラバラで管理が大変…」

「データが集約されておらず、社内会議資料の作成なども煩雑になっている」

営業活動やマーケティング活動を行う上で、上記のような悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。

本記事を読めば、HubSpotで顧客管理を効率化し、売上アップ、顧客満足度向上に繋げる方法が分かります。

顧客管理の課題解決を先送りにすると、機会損失は広がるばかり。ぜひ最後までご覧ください。

HubSpotとは？

HubSpotは、マーケティング、営業、カスタマーサービスなど、ビジネスの成長に必要な機能を網羅的に提供するクラウド型のプラットフォームです。

世界中で10万社以上の企業に利用され、その実績と信頼性の高さから、多くの企業が顧客管理の効率化のために導入しています。

HubSpotの最大の魅力は、様々な機能が1か所に集約されるため、顧客情報を一元管理できる点です。これにより、部署間の情報共有がスムーズになり、よりパーソナライズされた顧客体験を提供できるようになります。

HubSpotは、無料プランから利用を開始でき、企業や事業の成長に合わせてプランをアップグレードできる柔軟性も魅力の一つです。

HubSpot CRM

HubSpotの基盤となるのが、無料の顧客関係管理（CRM）システム「HubSpot CRM」です。

HubSpot CRMでは、顧客の基本情報、取引履歴、コミュニケーション履歴などを一元管理できます。これにより、顧客との関係性を深め、営業活動の効率化、顧客満足度向上につなげることができます。

主な機能は以下の通りです。

• 顧客管理：顧客の基本情報、担当者、取引履歴などを登録・管理
• コンタクト管理：顧客とのコミュニケーション履歴を一元管理
• タスク管理：営業担当者のタスクを管理し、進捗状況を把握
• レポート機能：売上データや営業活動の分析

HubSpot CRMは、無料プランでも十分な機能を備えているため、まず使い始めてみることをおすすめします。

Marketing HUB

見込み顧客の獲得から育成、顧客化まで、マーケティング活動全般を支援する機能が揃っています。主な機能は以下の通りです。

• メルマガのセグメント配信やステップメール配信
• ランディングページ作成
• SEOに強いコンテンツを作成・配信
• SNSでの情報発信やエンゲージメントを促進

Marketing Hubは、潜在顧客との接点を増やし、リードナーチャリングを通じて顧客へと育成していくために不可欠なツールです。

Sales Hub

営業活動を効率化し、成約率を高めるためのツールです。主な機能は以下の通りです。

• 営業プロセスを可視化し、進捗状況を管理
• 見積もり書の作成、送付、管理を効率化
• 営業担当者の負担を軽減し、業務効率化
• 契約書の作成、締結、管理を効率化

Sales Hubを活用することで、営業活動のボトルネックを解消し、売上向上に貢献します。

Service Hub

顧客満足度を高めるためのカスタマーサポートツールです。主な機能は以下の通りです。

• ヘルプデスク：顧客からの問い合わせを一元管理
• ナレッジベース：よくある質問とその回答をまとめて公開
• アンケート：顧客満足度を測り、改善点を見つける
• ライブチャット：リアルタイムで顧客からの問い合わせに対応

Service Hubは、顧客からの問い合わせに迅速かつ丁寧に対応することで、顧客ロイヤリティ向上に貢献します。

その他Hub

上記の4つのHub以外にも、ビジネスの成長をサポートする様々なHubがあります。

これらのHubを活用することで、より効率的なビジネス運営が可能になります。

HubSpotで顧客管理する際、無料で使える機能

HubSpotでは無料版であっても、ミーティングのスケジュール設定や取引パイプラインの管理など、顧客管理に便利な機能が豊富に使えます。

• ミーティングのスケジュール設定
• Eメールテンプレート作成ツール
• 無料のウェブチャット機能
• ダッシュボード＆レポート作成ツール
• 取引パイプライン
• コンタクト管理

それぞれ詳しく解説します。

ミーティングのスケジュール設定

HubSpotの無料プランには、顧客とのミーティング調整をスムーズにするスケジュール管理機能が備わっています。

営業担当者が自分のスケジュールをHubSpotのカレンダーに登録すると、空き時間が顧客に公開される仕組みです。

顧客は公開された時間の中から都合の良い日時を選択してミーティングを予約できるため、従来のようにメールで何度もやり取りする必要がなく、日程調整の手間が省けます。

また、GoogleカレンダーやOutlookカレンダーとの同期機能も重要です。ミーティングの予約が入ると、これらの外部カレンダーと自動的に同期されるため、ダブルブッキングを防ぎ、スケジュールの管理ミスを最小限に抑えられます。

さらに、ミーティング予約フォームのカスタマイズも可能です。顧客のニーズや課題を事前に把握するために、予約フォームに事前質問を設定できます。

営業担当者は事前の情報収集を基に、より効果的な商談準備を行うことができます。

Eメールテンプレート作成ツール

HubSpotの無料CRMには、営業メール作成を効率化するパワフルなテンプレート機能が備わっています。

商談依頼、見積送付、フォローアップなど頻繁に送信するメールをテンプレートとして保存し、チーム内で共有することで、メール品質の標準化が実現可能です。

また、顧客名や会社名などの情報を自動挿入する機能により、大量配信でもパーソナライズされた印象を与えられます。直感的なエディターで画像や文字装飾を追加し、レイアウトも自由に調整可能です。

さらに、メール配信後の開封率やクリック率などの基本的な分析機能も備わっており、コミュニケーションの効果測定も行えます。

営業担当者の日常的なメール業務の効率化や、マーケティングキャンペーンのメール配信など、幅広い用途に活用できる便利なツールです。

無料のウェブチャット機能

HubSpotの無料プランでは、自社のウェブサイトにチャットウィジェットを設置できます。訪問者はチャットを通じて、気軽に問い合わせることができます。

また、チャットウィジェットのデザインは、企業のブランドカラーに合わせてカスタマイズ可能です。営業時間外は自動応答メッセージを設定でき、問い合わせフォームへの誘導や FAQページの案内などが自動化できる点も、注目すべきポイントです。

チャットでの会話内容は自動的にHubSpotのCRMに記録され、顧客の興味関心や課題を営業チームで共有できます。訪問者がチャットで連絡先を残した場合、新規リードとして自動登録されます。

さらに、訪問者がどのページを見ているかリアルタイムで確認できるため、文脈に沿った提案が可能です。

チャットボットを活用すれば、よくある質問への回答や資料請求の受付など、基本的な対応を自動化できます。これにより、営業担当者は商談が見込まれるリードへの対応に集中できます。

ダッシュボード＆レポート作成ツール

HubSpotのダッシュボード＆レポート作成ツールを活用することで、営業活動の成果を可視化し、データに基づいた戦略的な意思決定が可能になります。

HubSpotの無料プランには、営業活動の成果を可視化するレポート機能が標準装備されています。商談の進捗状況や成約率、営業担当者別の実績など、重要な指標をグラフやチャートで分かりやすく表示できるため、営業チームのパフォーマンスを数値で把握することが可能です。改善点の特定や目標設定が容易になり、営業活動の効率化につながります。

例えば、ダッシュボードでは、複数のレポートを1画面にまとめて表示できます。営業部門の全体像を素早く把握でき、商談のボトルネックや成功パターンを見つけることができるでしょう。

また、レポートの種類も多岐にわたり、商談金額の推移や案件のステージ別集計、リードソース分析など、さまざまな角度からデータを分析できます。データの抽出条件や集計期間も柔軟に設定できるため、必要な情報に焦点を当てた分析が可能です。

レポートはPDFやCSV形式でのエクスポートも可能なため、経営層への報告資料としても活用できます。

取引パイプライン

HubSpotの無料プランには、商談の進捗状況を視覚的に管理できるパイプライン機能が備わっています。

商談は「新規リード」「商談中」「見積提出」「成約」など、企業ごとの商談プロセスに合わせてカスタマイズ可能なステージに分類され、カード形式で表示可能。全体の状況を、容易に把握できます。

例えば、各案件カードには「商談金額」や「成約確度」「次のアクション」などの情報を記録でき、案件管理を効率的に行うことが可能です。

また、パイプライン上の各案件に担当者を割り当て、チーム全体の案件状況を共有することも可能です。さらに、成約確度や商談金額に応じて案件に優先順位をつけることで、重要な商談に注力できるようになります。パイプラインの各ステージの滞留期間を分析すれば、商談プロセスの改善点を見出すことも可能でしょう。

コンタクト管理

HubSpotのコンタクト管理機能を活用することで、顧客との全てのやり取りを一元管理し、顧客対応の質を向上させることが可能です。

HubSpotの無料プランに搭載されているコンタクト管理機能では、下記のような顧客とのコミュニケーションを一元管理できます。

• 取引先企業の基本情報
• 担当者の連絡先
• 商談履歴
• メールのやり取り

これらの情報を時系列で記録することで、顧客との関係性を深く理解し、よりパーソナライズされた対応ができるようになるでしょう。

また、顧客データは取引先企業単位でまとめられ、関連する担当者や商談情報を紐付けた管理が可能。顧客に関する情報を、網羅的に把握できます。

さらに、顧客の行動履歴として、開封したメールやクリックしたリンク、訪問したウェブページなどが自動的に記録されるため、顧客のニーズや興味関心に基づいた提案が実現できます。

HubSpotで顧客管理するメリット

HubSpotの顧客管理（CRM）プラットフォームは、企業の営業活動を効率化し、顧客との関係を強化するための強力なツールです。

以下では、HubSpotで顧客管理を行うことで得られる具体的なメリットについて解説します。

一元管理した顧客情報に、スムーズにアクセスできる

HubSpotでは、顧客に関するあらゆるデータを一つの画面で確認できます。一元管理できるデータには、下記のようなものがあります。

• 取引先企業の規模や業界
• 商談の進捗状況
• 過去のメールのやり取り
• ミーティング記録

必要な情報に素早くアクセスできるため、営業担当者は顧客の状況を瞬時に把握し、適切なタイミングでフォローアップの実施が可能です。

例えば、顧客情報へのアクセス権限は役割ごとに設定できるため、情報管理のセキュリティも確保できます。

また、モバイルアプリを使えば、外出先でも顧客データを参照できるため、商談先での提案力が向上するでしょう。検索機能も充実しており、企業名や担当者名、商談ステータスなど、様々な条件で顧客データを絞り込むことも可能です。

このように、HubSpotの顧客情報の一元管理は、営業担当者の業務効率を向上させるだけでなく、担当者の異動や休暇時の引き継ぎもスムーズに行えます。

営業チーム全体で顧客情報を共有し、一貫性のある対応を実現できるのがHubSpotの大きな強みといえるでしょう。

顧客ごとに、パーソナライズした施策を実施できる

HubSpotは様々なデータを自動で収集し、個別のニーズや興味関心を把握できます。収集できるデータは、下記のようなデータです。

• 顧客のウェブサイト閲覧履歴
• メール開封状況
• 資料ダウンロード記録

これらのデータを分析することで、顧客の購買意欲や課題を、正確に理解できます。したがって、顧客のステージに合わせた、最適なコンテンツの提供が可能です。

例えば、営業担当者は顧客の行動履歴を確認しながら、個別のニーズに応じた提案を行えます。商談の進捗状況や過去のやり取りを踏まえて、適切なタイミングでアプローチできるため、より質の高い商談につながるでしょう。

また、メールマーケティングでは、顧客の属性や行動に応じてセグメント分けを行い、関心の高い情報を届けられるため、効果的なアプローチが可能です。

さらに、商談の成功パターンを分析することで、より効果的な営業戦略を立案できるようになります。

顧客と良好な関係を、長く構築できる

HubSpotは、顧客との接点を途切れさせないための様々な機能を備えています。

例えば、定期的なフォローアップのタイミングを自動で通知する機能により、顧客との接点を維持しやすくなります。

契約後も、製品の使用状況や満足度を把握し、適切なサポートを提供することで、顧客の解約リスクを低減することが可能です。

また、顧客からの問い合わせ履歴や対応記録を一元管理することで、担当者が変わっても一貫性のあるサポートを提供できます。顧客の誕生日や契約更新日などの重要な日程を管理し、適切なタイミングでアプローチすることも可能です。

さらに、顧客の成功事例や活用方法を共有することで、製品価値の理解を深められるでしょう。既存顧客との信頼関係を強化し、クロスセルやアップセルの機会を増やすことも期待できます。

このように、HubSpotは、顧客との長期的な関係構築をサポートし、顧客のライフタイムバリューを最大化するための強力なパートナーとして機能します。

HubSpotで顧客管理をする方法

HubSpotは、直感的な操作で顧客情報を管理できるため、初めてCRMを導入する企業でも安心して利用を開始できます。

基本的な設定から高度な活用まで、段階的に機能を使いこなすことができるため、営業部門の生産性向上に大きく貢献するでしょう。以下では、HubSpotで顧客管理をする方法について解説します。

コンタクトを作成する

HubSpotでは、ウェブフォームからの問い合わせ情報を自動で取り込んだり、CSVファイルで一括登録したりするなど、複数の方法でコンタクトを簡単に作成できます。

名刺管理アプリとの連携も可能で、スキャンした名刺データを直接取り込むこともできます。もちろん、手動での登録も簡単なため、必要な項目を入力するだけでコンタクトを作成できる点は大きなメリットです。

例えば、メールアドレスが重複している場合は、自動で警告が表示され、データの重複を防げます。

また、取引先企業の情報をインターネットから自動で取得し、企業規模や業界などの基本情報を補完することも可能です。新規コンタクトの作成と同時に、営業担当者の割り当てや商談ステージの設定も行えるため、スムーズな営業活動の開始に繋がります。

コンタクトの詳細を設定する

HubSpotのコンタクト詳細画面では、顧客の基本的な連絡先情報に加え、下記のような商談に必要な情報を、詳細に記録できます。

• 商談の進捗状況
• 予算
• 導入時期

また、カスタムフィールドを追加することで、企業独自の管理項目にも柔軟に対応できる点も重要です。自社のビジネスに合わせた顧客管理が実現できるでしょう。

例えば、社内用のメモ欄を設けることで、商談のポイントや注意事項を記録し、チーム内で共有することができます。

また、商談履歴や面談記録、メールのやり取りは時系列で自動記録されるため、過去のコミュニケーションをすぐに確認できます。

さらに、見積書や提案書などの添付ファイルも、顧客情報と紐付けた保存が可能です。関連資料をすぐに参照し、コンタクトごとにタスクやリマインダーを設定すれば、フォローの漏れを防ぐこともできるでしょう。

コンタクトを管理する

HubSpotでは、リストビューで条件を指定して顧客を絞り込み、優先度の高い商談や対応が必要な顧客を抽出できます。

また、商談ステージやスコアリングに基づいて顧客をグループ化することで、効率的なフォローアップが可能になります。営業担当者は、より注力すべき顧客を明確に把握し、効果的なアプローチを行えるでしょう。

例えば、コンタクトリストは営業チームで共有でき、担当者ごとの顧客対応状況を把握できます。定期的なフォローが必要な顧客には自動リマインダーを設定することで、商談機会の損失を防げます。

このように、HubSpotのコンタクト管理機能は、顧客を効率的に管理し、営業活動の最適化に貢献します。

顧客を様々な切り口で管理することで、より質の高い顧客体験を提供し、売上向上を促進できるでしょう。

HubSpotで顧客管理をする際の注意点

HubSpot導入の成功には、適切な計画と運用体制の構築が不可欠です。営業チーム全体で活用方針を共有し、データ入力のルールを統一することが重要になります。

また、システム運用の担当者を決めて、日々の利用状況を確認しながら、必要に応じて改善策を講じることが求められます。ツールの機能を最大限活用するには、段階的な導入と定期的な見直しが効果的でしょう。

定着するまで、継続的なフォローが必要

営業メンバー全員がHubSpotを効果的に活用できるよう、定期的な研修や勉強会の開催が重要になります。

特に導入初期は、データ入力の方法やツールの基本操作について、丁寧なフォローが必要です。新機能のアップデート情報を共有し、活用事例を紹介することで、メンバーの利用意欲を高められます。

運用ルールを明確にし、マニュアルを整備することで、担当者による入力品質のばらつきを防げます。定期的に入力状況をチェックし、必要に応じて個別指導を行うことが大切でしょう。

また、メンバーからの改善要望や困りごとを積極的に収集し、運用方法の改善に活かすことができます。チーム全体で活用を推進する文化を作ることで、CRMの定着率が向上します。

顧客管理の目的から逆算して、入力項目やツールを決める

HubSpotの導入目的を明確にし、必要な機能や入力項目を選定することが重要です。

営業活動の可視化や商談の効率化など、達成したい目標に応じて優先度を決めましょう。過剰な入力項目は営業担当者の負担となり、データ品質の低下につながります。

必要最小限の項目からスタートし、運用状況を見ながら徐々に拡充することをお勧めします。入力必須項目は慎重に選定し、データの活用目的を全員で共有することが大切です。

また、自動化機能を活用して入力の手間を削減し、営業担当者が商談に集中できる環境を整えましょう。

データの活用方法を具体的にイメージしながら、システム設計を進めることが成功のポイントになります。

無料プランでは限界がある

HubSpotの無料プランは基本的なCRM機能を備えていますが、より高度な活用を目指す場合は機能面で制限があります。

マーケティング機能やセールス機能の一部は有料プランでのみ利用可能です。メール配信数やレポート作成数にも制限があるため、事業規模に応じて適切なプランを選択する必要があります。

無料プランでは、カスタムレポートの作成や高度な自動化機能が制限されます。また、複雑な承認フローや詳細な権限設定も有料プランの機能となります。

事業の成長に伴い、より高度な機能が必要になった場合は、有料プランへのアップグレードを検討しましょう。

初期は無料プランで運用を始め、必要性を見極めながらプランを選択することが賢明です。

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